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Édition de la Facture

Dans THEMERYS Pro, vous avez une page entière dédiée à la création et la modification des Devis ou Facture.

Accéder à la page​

L'accès à cette page se fait :

Structure de la page​

La page d'édition est composée de plusieurs éléments :

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L'aperçu du document​

Elle vous présente la forme du document en temps réel au gré des modifications que vous faites. Cela peut vous aider à prévisualiser le document avant l'enregistrement.

Grâce à un système d'onglet, vous aurez deux type d'affichage : WEB et PDF. La partie WEB sert également de déclencheur pour le Formulaire d'édition.

Les boutons de sélections d'Affichage​

ils vous permettent de passer de la vue WEB en vue PDF et vice versa.

info

La vue PDF reste vide tant que le document n'est pas enregistré au moins une fois! Une nouvelle version du PDF est générée à chaque enregistrement.

Le numero du document​

Présentation du numéro du document suivant le séquençage défini. En cas de nouveau document, vous y trouverez marqué -1 à la place du numéro de séquence. Le vrai numéro n'apparaîtra q'une fois le document enregistré!

Le bouton d'actions sur le séquençage​

En plus d'une libre personnalisation, THEMERYS Pro supporte la gestion de séquençage multiple. Ce bouton permet :

  • de modifier le séquençage (1) (action possible tant qu'aucun document du même type n'est enregistré),
  • d'Activer ou Désactiver (2) le séquençage (Utile s'il y en a plusieurs).

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Si vous voulez en savoir plus sur la modification du séquençage de THEMERYS Pro, veuillez consulter la documentation sur le séquençage.

L'état du document​

Vous y trouverez afficher ou non des petites icones comme par exemple une petite enveloppe si le document a été envoyé par mail et / ou un symbole check du la facture est soldée.

Les boutons d'enregistrement et de suppression​

À part le bouton de suppression qui vous redirige vers la liste des factures après l'opération, le bouton d'enregistrement est nécessaire si vous ne voulez pas perdre toutes vos modifications.

En cas d'oublie, un message d'alerte vous en informe si vous tentez de quitter la page.

Les boutons de sélections des commandes​

Ils vous permettent de basculer entre le formulaire d'envoi de la facture par mail et des réglages contextuels du document.

Les onglets de commande​

Le premier onglet RÉGLAGES vous permet d'effectuer certaines actions sur le document :

  • Au niveau de l'apparence (1) : Afficher ou non le nom du projet (si lié), Afficher ou non l'Option bilingue (Français & Anglais), Afficher ou non les modalités de paiement
  • Contexte (2) : Définir si le document est lié à un projet ou non et le Type de modalité à appliquer.
  • Termes & Conditions (3) : Des mentions au dessus et en dessous du tableau d'articles (Ex: conditions générales de paiement, RIB, ...)
  • Définir les paramètres comme par défaut (4) : Vous évite de redéfinir les mêmes réglages à chaque fois.

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Le deuxième onglet ENVOYER vous permet, grâce à un formulaire, d'envoyer par mail le document généré directement depuis THEMERYS Pro.

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Le formulaire d'édition​

En cas de création d'une nouvelle facture, le formulaire se lance automatiquement au chargement de la page. En dehors de cela, pour accéder au formulaire, cliquez simplement sur l'aperçu WEB du document. Dès que vous survolez la zone, un message s'affiche vous s'indiquant de cliquez pour modifier.

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Une fois que c'est fait, vous vous retrouverez face au formulaire d'édition!

Stucture du formulaire​

Le formulaire d'édition de la facture est composé de plusieurs éléments :

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astuce

Si vous n'aviez pas encore enregistré les éléments demandés, vous pouvez le faire directement depuis ce formulaire, grâce à la fonctionnalité d'édition dynamique de THEMERYS Pro. Consultez la documentation de l'édition dynamique dédiée pour plus d'informations!

Les informations de facturation​

Dans cette partie, vous pouvez définir :

  • Si la facture est liée à un projet, grâce au bouton Lier à un projet (1);
  • le client/prospect (ou le projet si la facture y est liée) (2);
  • la date d'émission de la facture (3);

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Les détails du solde​

Cette rubrique, en plus de vous montrer les composants du solde de la facture, vous permet également de gérer la remise globale et les taxes. Ainsi, vous y trouverez :

  • le bouton DÉFINIR UNE REMISE GLOBALE (1) qui affiche ou masque le panneau de remise (2) dans le quel vous pouvez choisir entre une remise en pourcentage ou en devise, grâce au bouton dédié (3);
  • le bouton d'activation de la TVA (4) qui une fois activé vous donne sa valeur calculée (5);
  • les montant TTC (6) et HT (7);
  • le total payé (8)
  • le solde final (9)

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Le bouton "Facture déjà soldée ?"​

Cette option située au dessus des Détails, une fois activée, va définir une ligne de paiement "unique" avec le même montant que le Total de la facture. Ce qui changera automatiquement l'état de la facture en Soldée.

Cela peut être particulièrement utile si le client paie en un coup.

Dans THEMERYS Pro, sur le formulaire d'édition de la facture, vous trouverez 4 onglets rétractables (en accordéon) juste en desous des détails du solde.

Les détails de la commande​

  1. Les sections

Tout d'abord, dans THEMERYS Pro, les lignes des documents de facturation sont organisée en Sections (1) qui peuvent chacun avoir leur titre et description (2). Cela peut être d'une grande utilité si vous avez une facturation complexe à faire ou si vous voulez, par exemple, séparer les produits des services dans des tableaux distinctes.

Juste en dessous de la première section, vous trouverez le bouton (3) qui vous permettra d'ajouter une nouvelle section.

  1. Les lignes du tableau

Un autre bouton (4), qui cette fois se trouve dans le panneau de la section vous permettra d'ajouter des lignes (5) de différents types : Article, Prestation, GRAND TITRE, Titre et Champ de texte.

astuce

Oui! Vous avez bien lu! Dans THEMERYS Pro pour pouvez insérer du texte et des titres sur vos factures (ou devis).

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  1. Les boutons d'action

Vous pouvez effectuer un certains nombre d'actions (7) sur chaque ligne. Le menu d'action est accessible en cliquant sur l'icone img alt (6) située à l'extrémité.

Vous pouvez donc :

  • Consulter l'État des stocks pour les lignes de type Article,
  • Insérer une ligne au dessus ou en dessous (option disponible uniquement pour les lignes de type Prestation),
  • Déplacer la ligne vers le Haut ou vers le Bas,
  • Supprimer la ligne.

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Les modalités de paiement​

THEMERYS Pro supporte 2 types de modalité (par étapes et par échéances) que vous pouvez choisir dans la partie droite de l'onglet.

  1. Modalités par étapes Pour ce type de modalité, vous pouvez définir des pourcentages pour chaque étape du projet ou de vos prestations que vous facturez. Ceci, grâce au bouton + AJOUTER UNE ÉTAPE (1). Ensuite, vous avez juste à rentrer les pourcentages (2), le calcul est fait automatiquement en se basant sur le montant Total de votre factures.

Par exemple : 6O% pour le démarrage et 40% pour la livraison.

Tous comme les lignes précitées, chaque ligne d'étape dispose également des actions de déplacement et de suppression.

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Les modalités par échéances​

Pour vos paiements en plusieurs fois, c'est ici que ça se passe!

Vous devez :

  • D'abord choisir l'option Par échéances (1) à droite de l'onglet. Cela va changer le contenu de celui-ci afin de vous permettre de définir vos échéances,
  • Définir la première date de paiement dans le champs A partir du (2),
  • Ecrire le nombre de fois avec le champs Paiement en (3),
  • Et Mettre le nombre de jours d'interval dans le champs du même nom (4).

Une fois que vous aurez effectuer cela, le tableau à votre gauche (5) va se remplir tout seul avec les dates calculées en fonction de vos choix. Il ne vous restera qu'à définir les montants (6) de chaque échéance.

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Les détails des paiements​

Dans THEMERYS Pro, les paiements clients sont enregistrés directement sur les factures. Et cela se passe dans l'onglet DÉTAILS DES PAIEMENTS. Il est composé de 2 blocs :

  • la liste des paiements enregistrés (1) où vous aurez un tableau de paiements et un bouton (2) pour en ajouter,
  • un panneau (3) qui résume le total des paiements et du reste à payer.

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Ajouter un paiement

Pour enregistrer un paiement, il faut cliquer sur le bouton + AJOUTER UN PAIEMENT pour lancer le formulaire d'enregistrement.

En suite vous devez remplir les champs :

  • montant (1),
  • date du paiement (2),
  • référence du moyen de paiement (3) : ex. numéro de chèque,
  • le moyen de paiement (4).

Dès que vous avez fini, cliquez sur le bouton ENREGISTRER (5) et le tableau des paiements sera automatiquement mis à jour.

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Modifier un paiement

Pour modifier un paiement, cela se passe également dans le même onglet DÉTAILS DES PAIEMENTS.

Vous devez d'abord repérer le paiement en question dans le tableau qui s'y trouve et cliquer simplement dessus. Cela va vous ouvrir le formulaire avec les informations à modifier.

attention

Il est important de savoir que tant que vous n'enregistez pas la facture, les paiements que vous ajoutez ou modifiez ne seront pas pris en compte!

Les détails avancés​

Cet onglet a été pensée pour des cas très spécifiques! Donc vous pouvez tout simplement l'ignorer! 🚶

Assistance à la gestion de stock​

À chaque enregistrement d'une nouvelle facture contenant des lignes d'articles, THEMERYS Pro vous suggère de créer un bon de sortie. S'inscrivant ainsi, dans la continuité logique des opérations.

Cela peut être pratique pour maintenir à jour vos stocks, si la commande du client a été totalement ou partiellement livrée.

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